Главная / Блог / Как управлять дебиторкой во время пандемии? Часть 2

Как управлять дебиторкой во время пандемии? Часть 2

25 июня 2020
Теперь, когда вы провели анализ текущей дебиторки и дебиторов, необходимо настроить процесс работы, а точнее управления дебиторской задолженностью.

Представьте, вы отгрузили товар своему покупателю, и он обещал произвести оплату через 30 дней в соответствии с условиями контракта, но что-то пошло не так, и вот уже 45 день после отгрузки, а денег все нет. Тем не менее, вам надо платить зарплату своим сотрудникам, и расплатиться по договорам, где вы являетесь покупателем. Что же делать? – искать источники финансирования, например, заём.

Но чтобы избегать подобных ситуаций, или прогнозировать и минимизировать, необходимо внедрить систему управления дебиторской задолженностью.

Анализируй это


Итак, вернемся к нашему анализу. По контрагентам мы уже собрали информацию, теперь необходимо проанализировать по видам продукции, по менеджерам и регионам. И еще раз проанализировать контрагентов, которые исполняют свои обязательства – выделить ключевых и второстепенных.

Для этого можно использовать ABC-XYZ анализ. Для этого необходимо подготовить информационную базу – собрать данные об объеме реализации за период в разрезе каждого покупателя. Далее, делим всех покупателей на три группы:
  • А – наиболее ценные клиенты, приносят 80% продаж. Мы можем и дальше продолжать давать им отсрочку (не забывая мониторить их состояние согласно плана, описанного в Части 1 этой статьи)
  • В – клиенты, которые обеспечивают 15% продаж. Отсрочку им можно давать, но ее срок варьировать в зависимости от частоты и регулярности поставок.
  • С – клиенты, которые дают 5% продаж. Надо переводить их на предоплату.

Далее строим матрицу – к А, В, С добавляем разрез по X, Y, Z, где Х – это клиенты со стабильным спросом и регулярными закупками, Y - менее стабильные, но предсказуемые, Z – разовые. Анализируем и наибольшее внимание уделяем тем дебиторам, которые находятся в квадрате A-X. Это самые крупные и стабильные клиенты, ваши надежные партнеры.

Старайтесь проводить подобный анализ постоянно, не менее 1 раза в месяц.

Финансовые показатели


Теперь считаем финансовые показатели – для этого возьмите в руки бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах вашей компании:
  • Посмотрите на строки 1230 и 1520 - соотношение между дебиторской и кредиторской задолженностью должно быть примерно 0,9 – 1,1. Если дебиторская задолженность немного выше дебиторской, то у вас есть возможность покрывать вашу задолженность перед контрагентами за счет поступления оплат от дебиторов.
  • Проведите анализ задолженности по срокам – для этого составьте реестр старения, в который по строкам внесите – название контрагента, сумма, период возникновения задолженности – до 30 дней, 30-90, свыше 90дней. Сделайте 2 таблицы – для дебиторской и отдельно для кредиторской задолженности. Благодаря этим реестрам, вы увидите какие суммы необходимы к погашению в ближайшее время, и какие суммы ожидаются к приходу. Если денег ожидается меньше, чем надо оплатить, стоит предпринимать действия для получения заемных средств.
  • Рассчитайте отношение дебиторской задолженности к выручке и активам за несколько периодов – оно не должно увеличиваться с течением времени. Если это так, то существенная доля денег компании заморожена в долгах, и надо срочно начинать предпринимать меры по возврату дебиторской задолженности.
  • Кроме того, рассчитайте оборачиваемость дебиторки в днях за несколько периодов по формуле: ОДЗ = Т / (В / ДЗс), где Т - длительность периода в днях, В - выручка за период, ДЗс - средняя дебиторская задолженность за период. Оборачиваемость должна оставаться на одном уровне или снижаться. Если растет – это повод обратить внимание менеджеров на работу с дебиторами.


Регламентация процесса


Опираясь на накопленный опыт работы с дебиторами, платежную дисциплину и результаты проведенных анализов, разработайте и опишите процесс работы с новыми и действующими покупателями. Опишите условия предоставления отсрочки платежа – срок и максимальный лимит, необходимость авансирования.

При заключении договоров с контрагентами постарайтесь включить в них максимально выгодные для вас условия. Если отсрочка обязательна, пропишите санкции или штрафы за просрочку.

Определите ответственных за возврат денег в счет дебиторской задолженности. Ваши сотрудники должны четко понимать, что именно они должны отслеживать сроки оплаты поставок и сроки поставки товаров, с выданными авансами. Для большей надежности, введите мотивацию для сотрудников – они должны быть материально заинтересованы, чтобы дебитор расплатился по своим долгам.

Определите порядок действий в случае просрочки – кто и какие способы использует, в каком порядке, и как часто. Например, менеджеру нужно позвонить и напомнить о сроках оплаты, добиться определенной даты погашения, если оплата не поступила в согласованный срок – направить письменную претензию, и приостановить запланированные в его адрес поставки до полного расчета. После возврата денежных средств следует пересмотреть условия коммерческого кредитования для этого покупателя.

Обозначьте в документе и действия в случае, если контрагент не реагирует на ваши претензии и не соблюдает никакие договоренности. Пропишите сроки и условия отправки предарбитражного напоминания и обращения в суд и/или продажи долга.

Резюме


  1. Проводите подробный анализ дебиторов не реже 1 раза в месяц.
  2. Ежемесячно анализируйте финансовые коэффициенты.
  3. Разработайте и опишите процесс работы с дебиторами, в т.ч. порядок предоставления отсрочки платежа (каким дебиторам, на какой срок) и порядок работы с дебиторами.
  4. Проверяйте надежность новых дебиторов и мониторьте изменения у старых.
  5. Работайте на условиях отсрочки платежа только с важными для вашей компании дебиторами, и проверенными.
  6. Закрепите за менеджерами ответственность за работу с дебиторами и обеспечения возврата денежных средств. При наступлении просрочек платежей используйте все доступные способы возврата – от переговоров, до суда, или продажи долга.
  7. Если деньги нужны срочно – берите заём на закрытие других вопросов, и продолжайте работу с дебиторами.
  8. Если не получится ни взыскать, ни продать просроченную дебиторку – списывайте на убытки, но до этого боритесь за свои деньги!


Поделиться в соцсетях
Выберите ближайший филиал
Арск
Астрахань
Белгород
Брянск
Бугуруслан
Бузулук
Великий Новгород
Владикавказ
Волгоград
Воронеж
Дербент
Димитровград
Екатеринбург
Залукокоаже
Ижевск
Избербаш
Казань
Калининград
Калуга
Кизляр
Краснодар
Липецк
Людиново
Махачкала
Москва
Нальчик
Нарткала
Нижний Новгород
Обнинск
Орел
Осташков
Петрозаводск
Похвистнево
Пятигорск
Ростов-на-Дону
Самара
Санкт-Петербург
Саратов
Сергиевск
Ставрополь
Сызрань
Тамбов
Тольятти
Тула
Уфа
Хасавюрт
Ярославль